Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Kontorssamordnare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och organiserad Kontorssamordnare som kan säkerställa smidig drift av vårt kontor. Rollen innebär att hantera dagliga administrativa uppgifter, koordinera möten och evenemang, samt fungera som en central kontaktpunkt för både interna och externa parter. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar för att stödja deras behov och bidra till en effektiv arbetsmiljö. En framgångsrik Kontorssamordnare är proaktiv, har god kommunikationsförmåga och kan hantera flera uppgifter samtidigt med hög noggrannhet. Vi värdesätter en person som kan skapa ordning och struktur, samt bidra till en positiv arbetskultur genom sitt engagemang och sin serviceinriktade inställning. Om du trivs i en dynamisk miljö och vill vara en nyckelperson i vårt team, är detta rollen för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera inkommande och utgående kommunikation, inklusive e-post och telefonsamtal.
- Koordinera och boka möten, konferenser och resor för personalen.
- Underhålla och uppdatera kontorsregister och databaser.
- Beställa kontorsmaterial och säkerställa att lager hålls på rätt nivå.
- Stötta vid planering och genomförande av interna evenemang och aktiviteter.
- Samarbeta med olika avdelningar för att underlätta informationsflöde och administrativa processer.
- Ta emot och välkomna besökare samt hantera receptionen vid behov.
- Följa upp och rapportera om kontorsrelaterade frågor till ledningen.
- Administrera fakturor och hjälpa till med enklare bokföringsuppgifter.
- Säkerställa att kontorsutrustning fungerar och koordinera service vid behov.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller kontorssamordning.
- God kommunikationsförmåga i svenska, både muntligt och skriftligt.
- Vana vid att använda Microsoft Office-paketet och andra administrativa verktyg.
- Förmåga att arbeta självständigt och prioritera arbetsuppgifter effektivt.
- Organiserad med hög noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer.
- Flexibel och lösningsorienterad med god samarbetsförmåga.
- Erfarenhet av kundservice är meriterande.
- Grundläggande kunskaper i bokföring är ett plus.
- Förmåga att hantera konfidentiell information på ett professionellt sätt.
- Positiv attityd och förmåga att arbeta under press.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du flera prioriterade uppgifter samtidigt?
- Kan du ge exempel på hur du har förbättrat administrativa processer tidigare?
- Vilka administrativa verktyg är du mest bekväm med att använda?
- Hur säkerställer du att kommunikationen inom ett team fungerar effektivt?
- Hur hanterar du stressiga situationer på arbetsplatsen?
- Har du erfarenhet av att organisera evenemang eller möten?
- Hur skulle du beskriva din arbetsstil?
- Kan du ge exempel på när du löst ett problem proaktivt?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Vad motiverar dig i en kontorssamordnarroll?
